Capture Lösungen für Unternehmen

Intelligente Erfassung für Ihre Dokumentenprozesse

Papierbasierte Abläufe bremsen die Produktivität und erschweren die Digitalisierung. Mit den Capture Lösungen von d.works automatisieren Sie die Erfassung, Verarbeitung und Klassifizierung Ihrer Dokumente – ganz gleich, ob diese per Scanner, E-Mail, Smartphone oder digitalem Posteingang eingehen. Unsere Capture-Technologien erkennen Inhalte automatisch, extrahieren relevante Informationen und übergeben sie direkt an Ihre nachgelagerten Systeme – schnell, sicher und medienbruchfrei.

Intelligente Erfassung für Ihre Dokumentenprozesse

Was sind Capture Lösungen?

Capture Lösungen (auch Dokumentenerfassungssysteme) dienen der automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente und Daten. Sie bilden die Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt und sind der erste Schritt in jedem modernen Dokumentenmanagementprozess. Mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition), Barcode-Erkennung und künstlicher Intelligenz werden Dokumente erkannt, sortiert und verschlagwortet – unabhängig von Quelle oder Format.

Typische Anwendungsfälle sind:

Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen

Patienten- oder Kundendokumente

Personalakten und Vertragsunterlagen

E-Mail-Anhänge und digitale Formulare

So funktionieren unsere Capture Lösungen

Unsere Systeme erfassen Dokumente zentral oder dezentral – je nach Unternehmensstruktur. Alle Inhalte werden analysiert, kategorisiert und in definierte Workflows überführt.

1. Erfassung

Dokumente werden über Scanner, Multifunktionsgeräte, Mobile Capture oder elektronische Postfächer erfasst.

2. Klassifizierung

Die KI-basierte Software erkennt automatisch Dokumententypen, Schlagwörter und Metadaten.

3. Extraktion & Validierung

Relevante Daten werden ausgelesen (z. B. Rechnungsnummern, Beträge, Kundennamen) und automatisch geprüft.

4. Übergabe in Folgesysteme

Die Daten werden an Ihr Dokumentenmanagement-System oder ERP-System (z. B. SAP, DATEV, Microsoft Dynamics) übergeben. Damit sparen Sie wertvolle Zeit, reduzieren manuelle Fehler und schaffen durchgängige digitale Prozesse – von der Posteingangsbearbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung.

Ihre Vorteile mit Capture Lösungen von d.works

Automatisierte Workflows: Erfassen, erkennen und verarbeiten ohne manuelles Eingreifen.
Schnellere Prozesse: Reduzierte Bearbeitungszeiten und höhere Effizienz in Verwaltung und Buchhaltung.
Datensicherheit: DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Informationen.
Nahtlose Integration: Kompatibel mit gängigen DMS-, ERP- und CRM-Systemen.
Transparenz: Zentrale Übersicht über alle erfassten Dokumente und Statusinformationen.

Capture Lösungen in der Praxis

Ob im Krankenhaus, in der öffentlichen Verwaltung oder in der Industrie – Capture Systeme sind überall dort im Einsatz, wo täglich große Mengen an Dokumenten entstehen. Beispielsweise können Eingangsrechnungen automatisch erkannt, geprüft und digital weitergeleitet werden. Auch in Personalabteilungen beschleunigen Capture Workflows die Verwaltung von Bewerbungen, Verträgen und Urlaubsanträgen.

Capture Lösungen von d.works – Ihr Einstieg in die digitale Dokumentenverarbeitung

d.works begleitet Unternehmen auf dem Weg zu einer vollständig digitalen Informationsverarbeitung. Von der Analyse bestehender Abläufe über die Implementierung der passenden Capture Software bis zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden – wir liefern Lösungen, die funktionieren.